Referat af bestyrelsesmøder

Referat af bestyrelsesmøde afholdt fredag
05. oktober kl. 1200 i HBC (mødelokalet).

Bilag:

1. Prioriteringer for sæsonen.
2. Afdelingsoversigt 2012-2013.

Dagsorden

Formalia:

1. Fremmøderegistrering

Uffe
Pedersen, Birthe Kvist Rasmussen, Lars Rauh, Helene Kindberg, Kjeld Thomsen
samt undertegnede. Afbud fra Per Feldskov og Else Carstensen.

2. Godkendelse af referat

Godkendt
uden bemærkninger.

3. Godkendelse af dagsorden

Godkendt
uden bemærkninger.

Orientering: Nyt siden sidste møde

4. Orientering ved formanden
• 1. arrangement inden for østkystsamarbejdet med
  spillere fra de 4 byer. Oprettelse af fælles spilleafdeling. (Betaling af
  spilleafgift pr. gang). Der blev spillet ”Across the field” . Forsøget er
  foreløbigt aftalt til at løbe et år.
• DBF mere aktiv med nyheder og opdateringer på
  hjemmesiden.
• Orientering gennemført i HBK og mandag aftale
  med Sohl afdelingen.

5. Orientering ved bestyrelsens medlemmer samt
   forretningsfører
• Næstformand

1. i.
   Orientering
   gennemført i afdeling 82 og Spar Knægt.
2. ii.
   Turneringsudvalget
   skal fremover alene have tilsendt bestyrelsens mødedatoer.
3. iii.
   Hvad kræves det
   for at deltage i eksterne turneringer? (Systemkort/tilmelding/niveau). Kjeld
   vil reklamere mere for eksterne turneringer, samt være til rådighed for
   afdelingerne til gennemgang/støtte i udfyldelse af systemkort. Ligeledes kan
   han støtte i forbindelse med tilmelding til eksterne turneringer. Ved egen
   tilmelding (hvilket vil være det normale) skal man huske at ”komme fra”
   Haderslev Bridge Center og undlade at benytte afdelingsnavnet.
4. i.
   Regnskab jf.
   bilag afleveret til revisor.
5. ii.
   Kørselsudgifter
   skal oprettes som selvstændigt udgifts emne.
6. iii.
   Budget
   2012-2013: (ej fremlagt, fremlægges 29. oktober) Skal indeholde medlemmernes
   totale indbetaling under indtægt (samt medlemstal og antal spillebetalinger). Betaling
   af medlemskab af DBF påføres under udgift.
7. i.
   Status: Omkring
   20 sponsorer.
8. ii.
   Elitegaming:
   Procedure for ansøgning m.v. aftalt.
9. i.
   Komputeren i
   mødelokalet har ”drillet”. Derfor anvendes fremover de to komputere på
   kontoret.
10. ii.
    Onsdag aften 3.
    oktober var der forsøg på tyveri fra ølkassen. Tyven blev stoppet med fingrene
    om pengene. (Døren var ikke låst). Sekretæren sender reminder til formændene.
11. iii.
    Hjemmesiden:
    ”Opkobling” alene til Haderslev Bridgecenter uanset om man kommer via DBF
    kluboversigt eller har tastet direkte.
    Lars er på opgaven.
12. i.
    Status: 340
    medlemmer, heraf 1 junior. Dette er en tilbagegang på 24. Det nye
    uddannelseshold med 28 interesserede er ikke talt med. Dette kan først ske fra
    november efter udløb af ”prøveperiode”.
13. i.
    Ny
    afdelingsoversigt udarbejdet. Det nye uddannelseshold vil først fremgå fra
    november.
14. ii.
    Velkomst/orienteringsfolder
    udarbejdet. Med indførelse af ”drop-in” torsdag eftermiddag (og et par mindre
    skrift rettelser) iværksættes folderen til trykning i 300 eksemplarer. (Lars
    trykker efter modtagelse af folderen både som PDF- fil og i publiser.)
15. i.
    Opgørelse af
    medlemstallet har drillet. (Orientering tidligere udsendt til formændene).
16. ii.
    Turneringsudvalget:
    Der er nu tre interesserede der har meldt sig nemlig Birthe Riis, Jette Rugaard
    Hansen og Ulla Borrebye Andersen.
17. iii.
    Til støtte for
    gennemførelse af turnering 3-4. november er der behov for 2 personer ud over
    Dorte Dinesen(evt. melde sig til 1 dag). Se opslag i centret.
18. iv.
    Begynderhold. 28
    elever har tilmeldt sig. Inspirationen er primært kommet fra nuværende
    medlemmer og reklame i ugeavisen.
19. v.
    Søndagskurserne:
    God deltagelse/tilmelding. Mellem 24-32, en del fra Kolding og Åbenrå.

• Kasserer (Per afbud, information givet af
  Kjeld)

• Sponsorleder (Else afbud, information givet af
  Kjeld)

• IT-leder

• Medlemsadministrator

• Sekretær

• Forretningsfører

6. Orientering fra udvalg
• Turneringsudvalget

1. i.
   Status: Tre har
   meldt sig som interesserede. Udvalget endnu ikke oprettet.

Beslutningspunkter:

7. Drop in – evt. udvidelse med torsdag
   eftermiddag.
• Det er besluttet at der næste sommer
  gennemføres ”drop-in” tirsdag aften og torsdag eftermiddag. Der skal
  oprettes en arbejdsgruppe på 4 til
  at forestå gennemførelse af de 18-20 spilleperioder torsdag eftermiddag.
  Keld vil være arrangør og ”back-up”. Foreløbigt har Birthe Kvist Rasmussen
  og Helene Kindberg meldt sig. Tiltaget indarbejdes i
  velkomst/orienteringsfolderen. (Sekretæren)

8. Nedsat betaling for juniorer?
• Der er mulighed for at ansøge bestyrelsen om
  tilskud til juniorarrangementer.

9. Ventilation.
• Drøftelse på baggrund af Rambøl rapport og
  Glenco tilbud samt Golfklubbens system.

1. i.
   Henset til den
   økonomiske situation udskydes beslutningen et år.

10. Prioriteringer og mål for sæsonen.
• Jf. bilag.

Eventuelt

• Den ekstra formiddagsafdeling kommer ikke op at
  stå i denne sæson. For lille tilmelding.
• Kan man lave en ”drop-in” afdeling i
  afdelingernes spilleperiode? Kjeld er på sagen.
• Hjertestarter: Der indhentet to tilbud. Tilbud
  fra Falck ca. 10.000. Intet nyt om tilskud.
• Anvendelse af opslagstavlen: Ingen faste rammer.
  Kjeld fører tilsyn og prioriterer sponsorer.
• Kortlægning: Er kortlægningen programmeret efter
  sværhedsgrad eller lignende? Dette er ikke tilladt hvorfor kortlægningen
  alene er tilfældig.

Næste møde

Mandag 29. oktober kl. 1730
i HBC.

Dagsorden økonomi: Regnskab
2011-2012 og budget 2012-2013.

Efterfølgende møde

Punkter til dagsordenen:

• Forvaltningsbestemmelser