Referat af bestyrelsesmøder

Haderslev, den 08. august 2017

Referat af 2. ordinære bestyrelsesmøde sæson 2017 – 2018. (37. ordinære møde).

Til stede: Uffe Pedersen Birthe Rasmussen, Per Feldskov, Kirsten Fink, Lars Rauh, Ole Mortensen, Jørn Møller, Kjeld Thomsen, samt fra aktivitetsudvalget Holger Baden Sørensen.

Dagsorden:

1. 1. Velkomst og formalia ved formanden.

– Godkendelse af referat.

– Godkendelse af dagsorden.

– Fremmøde registreres.

1. 2. Planlægning og aftaler om arrangement – ”DM Klubhold”.
2. 3. Møde med alle formænd i centeret, vedr. medlemsregistrering.
3. 4. Huslejekontrakten.
4. 5. Gennemgang af erindringsliste.
5. 6. Forslag fra Lars.
6. 7. Aktivitetsudvalgets planer – en opfølgning ved Holger Baden Sørensen.
7. 8. Gennemgang af regnskab og budget.
8. 9. Eventuelt

ad. pkt. 1:

Referat af 36. ordinære møde godkendt, dagsorden godkendt, fremmøde som ovenfor.

ad. pkt. 2:

Kjeld redegjorde for arrangementet ”DM Klubhold” som Haderslev Bridgecenter skal afholde i dagene 28.-29. okt. 2017 med klargøring 27. okt. Turneringen afholdes af DBf med HBC som arrangør. At være arrangør indebærer at vi (HBC) skal stå for det praktiske og stille ”mandskab” til rådighed for afviklingen. Turneringsafgiften med tillæg for faste måltider tilfalder HBC som efterfølgende afholder alle udgifter. Drikkevarer og mellemmåltider skal foregå ved direkte salg.

I f. m. delplanlægningen er følgende hovedansvarlige:

Uffe:

– Kontakt til kommunen for repræsentantion til velkomst m.m.

– Kontakt til byens hoteller og vandrerhjem for indkvartering.

Birthe og Kirsten:

– Køkken forplejning.

Ole:

– Kortlægning og fordeling.

Kjeld:

– Presse.

– Kontakt til DBf og distrikt.

– Opsætning af turnering .

– Sekretariat.

Lars og Per:

– Hjælpere på sekretariatet (opsætning af turnering, registrering m.v.).

For nærmere planlægning afholdes ekstraordinært bestyrelsesmøde tirsdag, den 29. august kl.17:00.

ad pkt. 3:

Lars meddelte at han og Kirsten, på baggrund af modtagne afdelingslister, havde sat parfordelingen for hver afdeling op i Bridgecentralen. Der resterer nu opsætningen af G-mail og evt. rettelser til adresser, telefon og mails. Evt. møde med formændene afholdes i september (snarest efter sæsonstart). Forinden udsender Lars medlemslister på afdelingsbasis m.h.p. tilbagemelding om rettelser af adresser, tlf. og mails m.v. Lars og Ole sørger efterfølgende for opdatering af G-mail.

ad pkt. 4:

Huslejekontrakten er med tillæg af 25/7 2017 forlænget med en ny 10 års periode og ny basishusleje gældende fra 1. september 2017. Øvrige betingelser i lejekontrakten er uændrede. For HBC underskriver Kjeld og Per.

ad pkt. 5:

Erindringslisten blev gennemgået og tilrettet (bilag).

ad pkt. 6:

Som kompensation for bestyrelsesarbejde m.m. deltager bestyrelsesmedlemmerne fremover gratis i sommerbridge.

ad pkt. 7:

Aktivitetsplan for 2017-18 blev gennemgået af Holger. Der er i forhold til den oprindelige sket en del ændringer. Udvalget har evalueret på arrangementerne og kan meddele at der generelt har været en pæn tilslutning. Aktivitetsplanen blev vedtaget og udsendes efterfølgende via G-mail.

Holger manglede referater fra bestyrelsen. Ole beklagede og lovede at de fremover nok skulle blive offentliggjort som tidligere. Bestyrelsen vedtog desuden at de skulle ind på HBC hjemmeside.

ad pkt. 8:

Gennemgang af regnskab og budget viste normalt billede før sæsonstart og medlemsbetalinger.

Regnskabet godkendt.

ad pkt. 9:

Kirsten efterlyste en kønnere løsning til cigaretskodder ved indgangen og tilbød en anden løsning. Kirsten vil ligeledes gennemgå de grønne planter og sørge for fornyelser/vedligehold.

Mødet slut kl. 18:30

Næste bestyrelsesmøde (EKSTRAORDINÆRT) er tirsdag, den 29. august 2017 kl. 17:00.

Dagsorden:

1. Planlægning af værtskabet for ”DM Klubhold”.
2. Fastlæggelse af årets bestyrelsesmøder.

Ole Mortensen

sekretær

Bilag: Erindringsliste pr. dato.