Referat af bestyrelsesmøder

Referat af 5. møde: Torsdag 22. september 2011 kl. 1645 i HBC (mødelokalet).

Bilag:

Arbejdsfunktionsbeskrivelse forretningsfører.

Ansættelseskontrakt forretningsfører (Kun bestyrelsen)

Dagsorden

Formalia:

1. Fremmøderegistrering

Birthe Rasmussen, Gert Drachmann, Lars Rauh, Helene Kindberg, Kjeld Thomsen samt undertegnede. Uffe Pedersen samt Else Carstensen tilgik 1700 jf. aftale.

2. Godkendelse af referat

Godkendt uden bemærkninger.

3. Godkendelse af dagsorden

Godkendt uden bemærkninger.

Orientering: Nyt siden sidste møde

4. Orientering ved formanden

Uffe har nu været rundt i afdelingerne og talt/orienteret om nedennævnte emner:

• Hjælp til sponsoremner
• Hjælp til at finde elever til begynderhold
• Behandl makker godt
• Bestyrelsen godt i gang samt mange aktive medlemmer i forskellige job.

5. Orientering ved bestyrelsens medlemmer samt forretningsfører
• Næstformand

a. Intet nyt

• Kasserer

1. Opkrævninger udsendt og fordelt
2. Status: Stolepenge opkrævet 424 gange, 366 medlemmer heraf evt. 30 passive, der nu er reduceret til 19.
3. Der blev besluttet at oprette en ny afdeling til passive medlemmer.
4. Regnskab er godkendt af revisor og der er indkaldt til godkendelse i bridgerådet.
5. Kjeld og sponsorudvalget indkaldt til møde. Der er p.t. flere emner, der skal behandles.
6. Status: For nærværende 9 sponsorer.
7. Emner som sponsor: Der henvises alene til Else eller Kjeld. Det er alene Else/Kjeld/sponsorudvalget, der tager kontakt til sponsor emner.
8. Status i uddannelse i Bridgemate og Bridgecentralen

• Sponsorleder

• IT-leder

Hjerter Dame forventes uddannet i uge 40. Øvrige er nu uddannet, hvilket er en hurtigere implementering end planlagt.

1. Bridgecentralen.

Serveren i Aarhus kaster os jævnligt af. DBF er på sagen, ligeledes følger Lars sagen. Problemets omfang undersøges ved andre klubber.

1. Hjemmesiden er oprettet d.d. Indledningsvis styrer Lars emner

der skal på hjemmesiden. Der vil løbende blive uddelegeret adgang og herunder givet pass-word til hjemmesiden.

• Medlemsadministrator

a. Der justeres fortsat i en løbende dialog med Gert.

• Sekretær

1. Arbejdsfunktionsbeskrivelse for forretningsfører er nu udarbejdet.
2. Status velkomstfolder: Har nu været til høring internt og eksternt og vil nu overgå til endelig justering og trykning ved Lars.
3. Kontrakt på kaffemaskinen opsagt af Jyske Bank.
4. Ansøgning om modtagelse af midler fra Elite Gaming A/S er nu fremsendt. Der forventes svar om ca. 14 dage.
5. Der er tilmeldt 12 elever til begynderholdet.
6. Helga Hansen vasker håndklæder og viskestykker for nærværende for egen regning. Kjeld iværksætter betaling af vaskeomkostningerne.
7. Kortblandegruppen er kommet godt i gang og det virker godt.
8. Lis Seidelin Jensen ”styrer” opvaskemaskine og indkøb hertil.

• Forretningsfører

6. Orientering fra ad hoc udvalg
• Forhandlingsudvalget

a. Kontrakt med forretningsfører fremlagt. Dokumentation for kørsel ændres fra årlig til månedlig.

7. Arrangement den 6. november i HBC.
• 6. november gennemfører Distrikt Sydjylland klubledermøde i Haderslev med drøftelse/debat om distriktets arbejdsopgaver samt fremtiden for bridgeklubberne i Sydjylland. Oplæg ved klubkonsulent H.K.Sørensen. Indlagte workshops samt sølvpointturnering.
• HBC ansvarlig for mad, drikke, lokaler og turnering. Birthe og Helene står for mad og drikke.

Beslutningspunkter:

8. Principper for deltagelse i klubhold (oplæg ved Kjeld).
• Der afsættes 2100 på budget til anvendelse for indskud. Dette rækker til tre hold. Såfremt flere hold ønsker deltagelse afgøres fordelingen af pengene.
9. Oprettelse af visionsudvalg.

Kort drøftelse. Beslutning udskudt idet flere var forhindret i at kunne fortsætte mødet.

Eventuelt

Intet

Næste møde

Tirsdag 25. oktober kl. 1645 i HBC lokaler.